por Kevin Labick

¿Te acuerdas de 1996? Grandes compañías se congregaron en la Web para lanzar páginas web caras y experimentales con logotipos que daban vueltas y grandes bloques de texto copiados de sus folletos. Se hicieron fortunas de la noche a la mañana por niñatos universitarios que, por medio de saber algo de Internet, pudieron entrar en las salas de Fortune 500 y ser venerados como expertos en el "cyber arena."
Las personas que eran responsables de contratar a firmas de diseño de páginas web, no tenían medios racionales de evaluarlas. ¿A quién deberías contratar? ¡Arroja una moneda!

El año 1996 parece que fue hace cien años. Hoy, las corporaciones entienden que Internet puede jugar un papel fundamental en su éxito cuando influye correctamente, y contratan firmas Web por su probada habilidad para solucionar temas de negocios fundamentales. Eso requiere una petición de propuesta [request for proposal (RFP)] bien definida.

El RFP se fecha en los días de la máquina de escribir. Es exactamente lo que parece: una petición para una oferta sobre un proyecto o una relación. Contiene preguntas acerca de la historia y de la experiencia de la persona que hace la oferta, y ofrece detalles acerca del trabajo que le permita construir un acercamiento, el tiempo y el precio.

Funciona mejor si escribes el correcto RFP. Esto es lo que hay que hacer exactamente.

Paso 1: Ten claro cual es tu destino

"Si no sabes donde vas, cualquier camino te llevará allí." Eso es cierto para el proceso RFP. Si no estás seguro de cual es tu proyecto, que problemas de negocios va a intentar resolver, como se medirá... ¿cómo sabrás si la respuesta de una agencia alcanza los objetivos?

Antes de que contactes con una agencia, escribe un caso de negocios para tu proyecto. Documenta los objetivos del proyecto, comenzando a un nivel alto ("incrementa la retentiva del cliente"), y muévete a metas tácticas ("permite a los clientes acceder a la historia contable"). No te olvides de las medidas de éxito. Piensa en términos de lo que son objetivos y cuantificables (por ejemplo., "un 10% de incremento en el gasto por cliente existente").

Paso 2: Fija las normas de compromiso y cíñete a ellas

El objetivo del RFP es conseguir una información cuidadosa y detallada de compañías, para que puedas tomar una decisión de confianza. Por lo tanto, es por tu bien responder de la forma más sencilla posible, definiendo un proceso claro y sencillo y ceñirse a él.

¿Cuándo se paga lo debido? Las agencias se quejan con frecuencia de que no tienen suficiente tiempo para responder adecuadamente a los RFPs. Aunque algo de esto es símplemente una queja, no cometas el error de pensar que una firma puede adherirse a un momento suicida, es la única que tiene la suficiente pasión y compromiso. Puede que estén desesperados. Para conseguir respuestas de calidad, da a las agencias tiempo para construirlas.

¿Estarás disponible para preguntas? Las agencias siempre tienen preguntas, y tú querrás dar respuestas. Sin embargo, muchas de las “preguntas” verdaderamente serán ventas maquilladas. Cuánto tiempo tienes para dedicarte a eso? Responder a llamadas de teléfono y correo electrónico debería ser suficiente. Antes de que estés de acuerdo en citarte con una agencia, asegúrate de que la agenda es transparente.
¿Qué forma quieres en las respuestas? Esto es importante. Quieres agencias que empleen tiempo en sus respuestas, no en sus carpetas. Y quieres ser capaz de comparar manzanas con manzanas. Formatos y presentaciones completamente diferentes pueden hacer difícil dejar al descubierto la información real. ¿La respuesta? Considera dar un simple documento de Word en el que las firmas introduzcan sus respuestas.

¿Cuál es el proceso de la toma de decisiones? ¿Por que modo las agencias adivinan como las vas a juzgar? Si el coste es un factor decisivo, por ponerlo así. Si la experiencia en atarte a tus sistemas legales es el "éxito o la ruina", por ponerlo así. ¿Eres tú el único que toma las decisiones o un miembro del comité de compra? ¿Es este el primer paso en un proceso de tres fases, o será seleccionado un ganador inmediatamente? Cuanto más conozcas de las agencias, con más probabilidad serás capaz de dar mejores respuestas.

¿Cuándo se tomará tu decisión? Tengo una apuesta pendiente con Andy Sullivan, el CEO de Refinery, donde trabajé antes de ponerme del lado del cliente. Siempre que respondiéramos a un RFP, intentaríamos adivinar cuanto tardaría el cliente en tomar su decisión. Soy optimista... así que debo a Andy un montón de dinero.

La tardanza puede estar enteramente fuera de tus manos, pero estás buscando una firma que pueda convertirse en un socio importante para tu organización. Tener las expectativas adecuadas es parte de la construcción de una relación fuerte y de confianza. Intenta ser realista, o incluso cauteloso, cuando especifiques la fecha de una decisión.

Paso 3: Actúa como el presidente de un comité congresista

El RFP es tu oportunidad de hacer preguntas de prueba, y responderlas con una sonrisa. ¡No malgastes esta oportunidad! Pregunta lo que quieras saber.
Ten una previsión de los atributos y experiencia que una agencia interactiva necesitará para completar con éxito tu proyecto.

Construye preguntas que con las que suscitarás respuestas claras e informativas, que revelarán que agencia tiene esos criterios. Si tu agencia tiene que tener amplia experiencia en la industria de los cacharros, no preguntes acerca de su experiencia general; pregunta por una descripción de tres proyectos, preferiblemente con referencias, hechos por fabricantes de cacharros.

Paso 4: Canta como un canario

Para conseguir buena información de tus agencias acerca del enfoque creativo, detalles de reparto, fechas, costes, y cosas por el estilo... saca tus agallas. El paso final al construir tu RFP es contar a las firmas tanto como puedas acerca de esto:

• Los desafíos a los que haces frente y la solución que buscas
• Las personas que toman las decisiones
• Las necesidades de tus consumidores finales y sus expectativas
• Cualquier dato relevante e investigación de mercado
• Las tecnologías y procesos que tengan lugar
• La fecha de finalización de tu proyecto
• Cualquier riesgo interno del proyecto

Después, deja a un lado el documento. Lee esta sección al día siguiente, pregúntate a ti mismo, "¿Podría construir una solución detallada y comprometerme en un tiempo y precio basado en esta información?" Si la respuesta es cualquier cosa menos un “Si” no cualificado; vuelve a tu teclado y sigue cantando.

Ponlo todo junto

Seleccionar tu agencia interactiva es sólo el primer paso hacia el éxito del proyecto. Si lo haces bien, estás en el camino correcto. Un RFP bien construido tiene unas metas y unas líneas claras, hacer preguntas útiles y dar la información que tus agencias necesitan es un gran comienzo.

Kevin Labick es vicepresidente de eCommerce en Advanta, una compañía de tarjetas de crédito dedicada a la pequeña empresa. Contacta con él en Esta dirección de correo electrónico está protegida contra los robots de spam, necesita tener Javascript activado para poder verla

Fuente: MarketingProfs.com
www.marketingprofs.com
Traducción: todomba.com