uchos empresarios te podrán decir lo difícil que es aumentar los ingresos por ventas en esta época, pero sólo unos cuantos te podrán asegurar cuánto de ese ingreso desaparece antes que llegue la declaración de ingresos.
De acuerdo con los expertos en el misterioso arte de descubrir y reparar las fugas de ingresos, esos empresarios pueden estar perdiendo del dos al 20 por ciento de sus ganancias. Pero esto puede revertirse.
La fuga de ingresos ocurre cuando a un vendedor se le olvida enviar una factura, cuando la orden de cambio de un cliente se realiza pero nunca se cobra, cuando una computadora de facturación rechaza una factura que tiene una coma en el lugar incorrecto y por miles de otras razones.
"Algunas veces, las cosas simplemente se caen y se pierden en el piso", dice Randy Browning, socio de PricewaterhouseCoopers y coautor, con Sameer Kumar, de To the Max: Revenue Maximization --Capturing the Opportunities Within, PricewaterhouseCoopers.
Sandra Pundmann, experta en fugas de ingresos que colabora con el despacho contable Deloitte & Touche, define la reparación de fugas como "un proceso para identificar la plenitud, la exactitud y la integridad, de principio a fin, de la captura, el registro y la facturación de todos los eventos que produzcan ingresos: desde la adquisición de clientes, hasta la cobranza".
Lo compara figurativamente con poner una palangana debajo del flujo de ingresos. "No te darás cuenta de los ingresos que se están fugando por la tubería hasta que pongas una cubeta debajo de ella", dice Pundmann.
Le ocurre a todos
Los proveedores de servicios médicos y de Internet por lo general pierden de cinco a diez por ciento de los ingresos, dice Browning.
Las compañías de telecomunicaciones y servicios de telefonía desperdician un cinco por ciento y las empresas de servicios hospitalarios y financieros, de uno a dos por ciento. Las compañías de telefonía móvil son las que tienen las tuberías con más orificios, según Browning, pues por lo general pierden de cinco a 15 por ciento de sus ingresos. En todos los sectores, por lo general se pierde un promedio de dos por ciento de las ganancias.
La búsqueda de fugas se inicia al sentarse con lápiz en mano a graficar los procesos que se usan para capturar, facturar y cobrar lo que se vendió.
Trata de identificar los lugares por los que se fugan los ingresos. Por lo general, son puntos en los que la información acerca del evento que generó los ingresos pasa de una persona a otra, como cuando un vendedor envía una orden de compra al encargado de la facturación. Después hay que concentrarse en esa área, midiendo cuántas ventas entran y cuántos ingresos salen.
La tecnología puede ayudar. Es menos probable que los sistemas de facturación automatizados cometan más errores que los manuales, anota Browning. Aunque las computadoras no son a prueba de errores, y estos son más difíciles de detectar.
"Le llamamos el síndrome de la caja negra: se hacen los registros, se producen las facturas, pero nadie sabe lo que ocurre en medio", dice David Dague, vicepresidente de comercialización de Sentori Inc. con sede en Maryland, Estados Unidos, firma que vende software para detener las fugas a compañías de telecomunicaciones.
La solución de Sentori para las pequeñas compañías de teléfonos inalámbricos cuesta USD$25,000, aunque las empresas mayores gastan hasta un millón. Dague comenta que la inversión se recupera por lo general de cuatro a seis meses. "Es muy rápido, y puede cuantificarse con facilidad".
Pundmann afirma que nunca ha trabajado en un proyecto de fuga de ingresos en el que no se haya recuperado la inversión. De hecho, es muy probable que se gane mucho más de lo que se invierte. "Nunca ves menos que una recuperación de tres a uno", dice Browning. "He visto compañías que obtienen 40 a uno".
Tras la recuperación
Puedes usar estas cifras para calcular cuánto invertir en la recuperación de ingresos. Por ejemplo, si tienes ventas anuales de un millón de dólares, es probable que tengas una fuga de USD$20,000 al año.
Con base en una recuperación esperada de tres a uno, podrías justificar un gasto de unos USD$7,000 para recapturar los ingresos.
Browning recomienda comenzar por algo pequeño, con una sola línea de productos o una unidad de negocio. Después, usa las utilidades de un programa limitado para justificar (y hasta pagar) la expansión de las medidas.
Sin importar lo que hagas, no supongas que no tienes fuga de ingresos o que obtener más ventas es la única manera de hacer crecer los ingresos y las utilidades. "En la mayoría de las compañías, se pueden encontrar formas de mejorar el flujo de ingresos", apunta Pundmann, "y obtener a lo que se tiene derecho".
Mark Henrick"s
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