Una reunión es un proceso en el que varias personas se juntan con un propósito común. Pero sin un plan organizado, puede resultar una pérdida de tiempo.

La mayoría de las empresas emplea muchísimo tiempo en sus reuniones, lo que representa una considerable inversión de tiempo, dinero y capacidad humana. Nuestra experiencia nos dice que conducirlas con eficacia supone sólo el cincuenta por ciento del reto que implica organizarla. ¿Cuántos de nosotros hemos tenido que preparar en cinco minutos una reunión que conocíamos hace varias semanas? ¿Quién no ha tenido que buscar entre cientos de notas los apuntes de la última reunión para informar sobre las acciones que ya se han llevado a cabo y las que aún no?
En la práctica, resulta muy díficil determinar el tiempo que una persona, departamento o compañía debe emplear en reuniones. Todo depende del tipo de trabajo que se está llevando a cabo. En cambio, sí que es posible determinar si es realmente necesario reunirse o si se han conseguido los objetivos marcados. Por ello, es importante utilizar el tiempo de acuerdo con los objetivos prefijados y no desperdiciarlo en discusiones superfluas, maniobras políticas, cotilleos o discusiones por intereses personales. Éstas son algunas orientaciones útiles:

1. Cuando organice una reunión, envíe un orden del día claro y conciso a los participantes, indicando los objetivos que se persiguen, la hora de inicio y de finalización.

2. Reserve un tiempo en su agenda, tanto para la reunión en sí como para su preparación.

3. Convierta las convocatorias en una tarea, para poder archivarlas en su base de decisión.

4. Después de la reunión, haga circular por e-mail el acta o resumen de lo acordado. Así podrá archivar o poner en práctica lo que se ha decidido rápidamente sin necesidad de crear más documentación en papel.

5. Convierta las acciones en tareas y asígneles una fecha.

6. Evalúe la necesidad de las reuniones periódicas. ¿Sigue siendo una buena idea hacerlas o han dejado de ser útiles?
7. No incluya a más participantes de los que considere necesario, pero asegúrese de que las personas clave sí participan. Además, puede que no sea necesario que todos los asistentes estén presentes durante el tiempo que se prolongue.

Organizar una reunión
• Envíe las convocatorias con suficiente antelación e incluya toda la información importante: el propósito de la reunión, la hora de comienzo y de finalización, el lugar, cómo llegar y demás información práctica.

• Incluya el orden del día y lista de participantes.

• Comunique a los asistentes qué se espera de ellos y el tipo de preparación que requieren.

Antes de la reunión
• Establezca el objetivo
• Los asuntos a tratar.

• Qué decisiones deberán tomarse.

• Qué debería conseguirse.

Participantes
Asegúrese de que asisten las personas adecuadas: las que necesitan ser informadas o consultadas y las que han de tomar decisiones.

Orden del día

• Prepare un orden del día con un resumen claro, corto y conciso de los asuntos a tratar.

• Incluya toda la información importante.

• Sea realista. No introduzca más temas de los que realmente cree que se pueden abordar en el tiempo establecido.

• Mantenga el mismo esquema de orden del día cuando se trate de reuniones periódicas.

Después de la reunión
Al finalizar, realice un acta o plan de acción, que indique qué debe hacerse, quién lo va a hacer y la fecha límite. Evite afirmaciones poco definidas. En los días posteriores, efectúe un seguimiento regular para asegurar que se llevan a cabo todas las decisiones tomadas. Sólo quedará entonces cumplir los plazos acordados y con el nivel de calidad exigido. Y recuerde, la próxima vez que acuda a una reunión pregúntese si funcionó de forma satisfactoria.


Por Gustavo Piera
Consejero Delegado de TMI España-Grupo CMR

Fuente: Expansión y Empleo