Aunque los negocios son muy conscientes de la importancia de controlar la información de los clientes, con frecuencia ignoran que la información de los empleados debe ser manejada de una manera similar. El fracaso por no tratar adecuadamente esto es un riesgo muy serio Por Darren Charters

Controlar la información personal de los clientes se ha convertido en una prioridad para muchos negocios del sector privado y organizaciones. Puede proporcionar una valiosa ventaja competitiva pero puede que también sea un imperativo legal el hacerlo una prioridad. A pesar de esta creciente conciencia de las obligaciones del management con la información de los clientes, muchos negocios del sector privado y organizaciones no son conscientes de que podrían estar sujetas a requerimientos legislativos similares respecto a la información personal de sus empleados también.

Afortunadamente, las obligaciones del management con la información personal de los empleados no son sustantivamente diferentes de los requerimientos de la información de los consumidores. El desafío es que ni un solo estándar uniforme existe en todo el país. El resultado es un mosaico de requerimientos con variaciones mínimas, y en algunas provincias, no hay requerimientos en absoluto. Controlar la conformidad puede ser un reto bajo tales circunstancias.

Negocios regulados federalmente

Es un conocimiento común que el Personal Information Protection and Electronic Documents Act (PIPEDA) se hizo plenamente efectivo el 1 de enero de 2004. Aunque inicialmente fue lento apreciar la importancia de esta legislación, los negocios han aceptado la necesidad de establecer procedimientos apropiados y limitaciones relativas a la información personal de los clientes. Todos los negocios son ahora objeto de sus requerimientos relacionados con la colección, uso y divulgación de la información personal de los clientes, a menos que estén operando en una provincia con una legislación provincial sustancialmente parecida. Simn embargo, las obligaciones de información personal relativa a los empleados de PIPEDA no han recibido la misma atención.

Los suministros de información de los empleados que PIPEDA aplica a cada organización implicada en una empresa federal que reúne, usa o divulga información personal acerca de un empleado. Los negocios que están regulados federalmente, como bancos, líneas aéreas y trenes, tienen una obligación legal de acatar los requerimientos de información de los empleados de PIPEDA, desde el 1 de enero de 2001, antes de la fecha efectiva general del acto.

Para empresas reguladas federalmente, PIPEDA excluye el nombre, la dirección del negocio, el número de teléfono y el tipo de trabajo del empleado, de calificarlo como información personal. Sin embargo, toda otra información reunida acerca del empleado es cubierta por el acto y es tema de los mismos requerimientos legales de uso, recogida y divulgación como información personal de los clientes.

Si un empresario regulado federalmente fracasa al acatar sus obligaciones legales, un empleado puede cursar una queja al Privacy Commissioner federal. Parecido a las quejas de los clientes, el Privacy Commissioner investigará y tratará de resolver el asunto. Si resulta insatisfactorio, el empleado puede solicitar que la queja se lleve al tribunal federal.

Negocios regulados provincialmente

Los negocios y organizaciones regulados provincialmente no son objeto de las normas de PIPEDA, teniendo en cuenta la recopilación de información personal acerca de los empleados. Sin embargo, PIPEDA permite a cada provincia pasar una legislación sustancialmente similar. Cuando esto ocurre, regulan los requerimientos de la legislación provincial. Para calificar como sustancialmente similar, la legislación provincial debe al menos equipararse a la legislación federal, tanto en título como en calidad de protección de la intimidad. Quebec, British Columbia y Alberta han pasado legislación considerada sustancialmente similar por el Privacy Commissioner federal. En estas provincias, uno debe consultar la legislación del sector privado provincial para determinar si, y como, se aborda la información personal de los empleados.

Estas tres provincias han tratado asuntos relacionados con la información personal de los empleados de manera similar. Quebec aprobó primero la legislación del sector privado en 1993. Fue considerado parecido al Privacy Commissioner federal de 2003. Por consiguiente, los empresarios de Quebec han tenido han tenido obligaciones durante mucho tiempo sobre la recopilación, uso y divulgación de información personal de los empleados.

La legislación sobre intimidad del sector privado tanto de Alberta como de British Columbia, se hizo efectiva el 1 de enero de 2004. La definición de información personal de los empleados de Alberta, incluye información que es recopilada, usada o divulgada, únicamente con el propósito de establecer, controlar o terminar el empleo o la relación de trabajo voluntario. Esto incluye información personal recopilada acerca de empleados potenciales. Sin embargo, excluye información personal no relacionada con la relación de empleo. Se da a los empresarios una libertad general para usar, recopilar y divulgar tal información sin el consentimiento de un empleado, teniendo en cuenta que se conocen ciertos requerimientos. Primero, la información debe estar relacionada con el propósito para el cual es recopilada. Segundo, la información debe relacionarse con el empleo o la relación de trabajo voluntaria. Tercero, se le debe notificar al empleado que la información será recopilada, y cual es el propósito por el que se hace esto.

Aunque hay diferencias en los términos legislativos, el efecto de la legislación de BC es similar a al de Alberta. Requiere que los empresarios declaren su propósito de recoger información personal de los empleados, y que el uso de la información se limite a dichos propósitos. Los empleados no tienen derecho a rechazar el consentimiento, aunque están autorizados a acceder a la información personal. Generalmente, aunque la legislación provincial proporciona a los empresarios la flexibilidad para recopilar información personal sobre los empleados, no está sin ataduras.

Similar a la legislación federal, cualquier incumplimiento de la legislación provincial sobre intimidad, autoriza al demandante a exigir una reparación a través de la oficina del Privacy Commissioner.

Las provincias y territorios restantes no han aprobado una legislación similar. Por consiguiente, los negocios regulados provincialmente en esas jurisdicciones no tienen obligaciones legislativas similares. Sin embargo, los empresarios deberían ser conscientes de que tal legislación podría ser propuesta. Por ejemplo, ha habido alguna discusión de que Ontario pudiera proponer legislación a finales de 2005.

Respuesta

Los empresarios deberían saber que obligaciones legales tienen sobre como recopilar la información de los empleados. Si opera en múltiples provincias, es posible que se aplique legislación diferente en cada localización. De la misma forma, si la información es recopilada en una provincia pero divulgada en otra, actos diferentes podrían regir en cada actividad. Pequeñas variaciones en la legislación crearán retos de obediencia, así que los empresarios que operan en múltiples jurisdicciones pudieran encontrar valioso el que les dieran consejo en este proceso.

La política de intimidad debería ser revisada para determinar si la recopilación de la información personal de los empleados es abordada. Si no lo es, considera revisar la política que cubre dicha información personal. En algunas circunstancias, una política independiente se puede justificar. Una organización que tiene un sistema autónomo de recursos humanos, puede ser bastante complejo justificar esta política independiente.

Hay algunos asuntos prácticos que deberían ser abordados en cualquier política, y que incluyen:

• Definir que califica a un empleado bajo la política. Tanto los trabajadores voluntarios como los temporales deberían incluirse como se incluyen típicamente en los requerimientos legislativos.
• Identificar que califica la información personal relativa al trabajo, así como el tipo de información personal que se incluye (por ejemplo, si un empresario supervisa la actividad de e-mail y/o Internet, debería ser capaz de identificar que tipo de trabajo sirve también).
• Decir cuando la información personal será destruida. Datos de los empleados que incluyan información recopilada de sus futuros empleados, debería destruirse en intervalos apropiados (por ejemplo, cuando se contraten empleados, la información debería ser únicamente guardada hasta que el puesto se cubra o un periodo de tiempo razonable a partir de entonces).

Una auditoría debería ser llevada a cabo para determinar conformidad y, si fuera necesario, coo determinar la conformidad completa. Finalmente, los empresarios deberían asegurarse que la seguridad apropiada existe para proteger la información, si es en una copia o de forma electrónica.

Los empresarios que no estén cubiertos por una legislación específica, deberían considerar comprometerse con tales medidas. Los derechos de intimidad de los empleados no desaparecen, sino que se arraigan más. Para empresarios que están cu¡biertos, no se requiere una revisión de las prácticas actuales, pero si fracasan al adaptar dejarán a los empleados con una innecesaria exposición legal.

Darren Charters es profesor de business law en la Escuela de Contabilidad de la Universidad de Waterloo.

Fuente: Management
www.managementmag.com
Traducción: todomba.com